Het Eeuwige Dilemma: Investeren in Innovatie of de Basis op Orde?

Er wordt veel gevraagd van organisaties tegenwoordig. Enerzijds wordt verlangd dat de basis op orde is, maar tegelijkertijd verandert de wereld razendsnel en is de druk groot om niet achter te blijven bij alle technologische ontwikkelingen. In de complexe wereld, waarin we nu leven, wordt het vinden van de juiste balans tussen de basis op orde en innovatie daarom steeds belangrijker.

Dat organisaties moeite hebben met het vinden van deze balans, is te merken in berichtgevingen in de media. Zo zijn er bijvoorbeeld nog honderden Nederlandse bedrijven die geen goedkeurende verklaring hebben gekregen van de controlerend accountant. Het betreft dan vooral organisaties uit het Midden – en Kleinbedrijf. De redenen voor het niet geven van een goedkeurende verklaring zijn divers, maar de rode draad is dat bedrijven vaak hun interne beheersing (lees administratieve organisatie en interne controle AO/IC) niet op orde hebben. Ook heeft de NBA (de beroepsorganisatie voor accountants) recent nogmaals bevestigd, dat het vasthoudt aan de (strengere) kwaliteitseisen, die aan (accountants)organisaties worden gesteld. Dit betreft dus ook een strengere cliëntselectie aan de poort, waardoor het kan voorkomen dat organisaties geen controlerend accountant kunnen vinden. Soms zelfs enkele jaren achter elkaar.

De vraag is hoe ernstig dit eigenlijk is? Voor grote organisaties is het evident, dat ze hun zaken op orde moeten hebben. Is hiervan geen sprake, dan zou de accountant eigenlijk afscheid moeten nemen van hun cliënt. Maar voor organisaties die kleiner in omvang zijn, spelen vaak andere factoren mee, zoals een kosten-batenafweging of een directeur-grootaandeelhouder, die vindt dat hij of zij wel alles overziet. Je kan je echter afvragen of andere stakeholders, zoals banken of wetgevende instanties hier ook zo over denken. Het is voorstelbaar dat banken terughoudend zijn bij het verstrekken van financiering in zo’n situatie.

Daarnaast is een belangrijke vraag voor organisaties of innoveren nodig is om succesvol te blijven of om te overleven? Het antwoord op deze vraag wordt steeds vaker beantwoord met ja. Of innovaties noodzakelijk zijn, hangt vooral af van de combinatie van het ambitieniveau van het bedrijf en de urgentie (kracht van de concurrentie en ontwikkelsnelheid van de markt). Ook zal er een keuze gemaakt moeten worden over de zwaarte van innovaties die moeten plaatsvinden. Dit kan het optimaliseren van bestaande  producten en diensten betreffen óf juist het ontwikkelen van een geheel nieuw productportfolio. Belangrijke beslissingen die genomen moeten worden, maar in hoeverre is de organisatie in staat om te innoveren? Met andere woorden, is er wel voldoende fundament, waarop strategische activiteiten ontwikkeld kunnen worden?

Het op orde hebben van de huidige bedrijfsvoering, biedt ruimte om tijd en middelen te besteden aan innovaties. Maar als de basis niet op orde is, de primaire processen niet goed functioneren en inefficiënt zijn, wordt onnodig veel energie en geld verloren, dat ten koste gaat van de innovatiekracht. De basis op orde hebben is een belangrijke randvoorwaarde om te kunnen innoveren.

Het blijft toch altijd weer de vraag, waarom veel organisaties hier zo’n moeite mee hebben. Tuurlijk, het op orde krijgen van de basis, dus de administratieve organisatie (AO/IC) kost geld en levert misschien gevoelsmatig op korte termijn niets op. Het is dan vaak aantrekkelijk om hierop kosten te besparen. Maar wat kost het de organisatie, als het fout gaat? De reputatieschade is dan vaak enorm en het opbouwen en verbeteren van de AO/IC kost dan velen malen meer. Of wat te denken van de kosten die ontstaan, indien bij een acquisitie de administratieve organisatie van de kopende of de verkopende partij niet op orde is? Vergelijk het met het onderhoud aan de auto. Hierop kan je kosten besparen. Op korte termijn lijkt dit een verstandig besluit, totdat je langs de weg stil komt te staan.

Een goed werkende AO/IC kan waarde opleveren. Het inrichten van een systeem van kwantumkortingen, zodat deze ook daadwerkelijk geïnd worden is hiervan een concreet voorbeeld. Ander voorbeeld is het inrichten van een proces, waarmee prijsverhogingen van diverse producten juist en tijdig worden doorgevoerd. Het ontbreken van dergelijke systemen en processen leidt tot onvolledige opbrengsten. Door het inrichten van een goede administratieve organisatie neemt ook de voorspelbaarheid van de cijfers toe en wordt het aantrekken van voldoende financiering vaak goedkoper. Daarnaast zijn voordelen te behalen in termen van efficiëntie, effectiviteit en de betrouwbaarheid van de informatie

Met andere woorden, de basis op orde is een belangrijke randvoorwaarde voor het goed functioneren van de organisatie nu en in de toekomst. Een randvoorwaarde die ruimte biedt om te innoveren en de continuïteit van de organisatie kan waarborgen ……… net als het vinden van een controlerend accountant.

Arjan is partner bij het adviesbureau ACS Partners en mede-oprichter van ACS-AO/IC. In die rol zet hij zich met veel enthousiasme in voor de uitvoering van diverse AO/IC-opdrachten bij organisaties en het geven van trainingen op dit gebied. Daarnaast publiceert hij regelmatig artikelen over AO/IC gerelateerde onderwerpen op de website www.acs-aoic.nl.

Delen