Administratieve Organisatie & Interne controle …. Saai!

AO/IC saai… maar oh zo belangrijk!

Het is niet bepaald een onderwerp waar je op verjaardagen graag over praat; administratieve organisatie en interne controle, ook wel AO/IC genoemd. Termen als procedures, werkinstructies en procesbeschrijvingen worden in dit verband veel genoemd, en laten we eerlijk zijn… .. echt heel veel inspiratie krijg je er niet van. Zeker niet als we het hebben over het handboek AO of erger nog; het handboek “Soldaat”. Aan de andere kant blijft het een terugkerend thema bij het besturen van organisaties. Een Administratieve Organisatie die niet op orde is, vergroot de kans op een winstgevendheid die onder druk komt te staan, op fouten in de bedrijfsinformatie, verlies van bedrijfsmiddelen, fraude en uiteindelijk het niet realiseren van de organisatiedoelen. Een ongewenste situaties dus.

Waarom is AO/IC dan zo belangrijk?

Een adequate AO/IC is voor elke organisatie cruciaal bij het behalen van de doelstellingen. Mooi gezegd natuurlijk, maar wat bedoelen we nu precies? Stel, je bent eigenaar van een handelsbedrijf waarin je veel geld hebt gestopt en waarop je jaarlijks een positief rendement verwacht. Het bedrijf is inmiddels erg groot geworden en als eigenaar ben je niet meer dagelijks betrokken bij de operationele activiteiten, waardoor je (steeds meer) op afstand komt te staan van de organisatie. Maar je wilt uiteraard wel geïnformeerd worden over het reilen en zeilen van het bedrijf. Kortom, je bent afhankelijk van informatie, die door het dagelijkse bestuur periodiek aan je wordt verstrekt. Maar deze bedrijfsinformatie moet wel betrouwbaar zijn, om de juiste besluiten te kunnen nemen. Besluiten zoals, investeringen, nieuwe innovaties, uitbreiding van het bedrijf, financieringswijze etc. Besluiten waarbij betrouwbare informatie cruciaal is.

Tegelijkertijd heeft het dagelijkse bestuur van de organisatie er belang bij dat er goede cijfers worden gepresenteerd. De verleiding om op sommige momenten hier en daar de cijfers wat positiever voor te stellen is misschien dan ook wel verleidelijk. Er zijn genoeg praktijkvoorbeelden te bedenken waar het fout is gegaan.

Hoe krijg je nu toch voldoende comfort dat de bedrijfsinformatie juist en volledig is?

Hier komt de Administratieve Organisatie (AO/IC) om de hoek kijken. In essentie gaat het bij AO/IC om de volledigheid van de opbrengstverantwoording, betrouwbaarheid van de informatie(voorziening) en het realiseren van de organisatiedoelen.
Zo wil je bijvoorbeeld met de AO/IC voorkomen dat bedrijfsmiddelen (liquide middelen, voorraad grondstoffen en goederen, machines, hardware etc.) ongewenst en onnodig (een deel van) hun waarde verliezen. Deze waardedaling kan allerlei bewuste en onbewuste oorzaken hebben, zoals diefstal, fraude, een inefficiënt productieproces of door onzorgvuldig handelen van het personeel (bijv. producten verkopen tegen een te lage verkoopprijs).

Typische voorbeelden zijn
• Niet afgesloten magazijnen (risico op diefstal van goederen)
• Verkopen aan klanten met een slechte kredietwaardigheid (risico op oninbaarheid)
• Verlenen van te hoge kortingen aan klanten (omzetderving)
• Inkopen van slechte kwaliteit (risico op afval/ uitval van producten, klantretouren)
• Niet afdekken van vreemde valutatransacties (risico op omzetderving).
• Ongeautoriseerde toegang tot informatiesystemen.

Om dit soort risico’s te voorkomen is het inrichten van een goede administratieve organisatie gewenst, zoals het inrichten van effectieve en efficiënte bedrijfsprocessen, die nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Deze processen bestaan, naast de activiteiten, die onderling samenhangen en nodig zijn om het proces uit te voeren, ook uit maatregelen om ongewenste situaties, zoals hierboven genoemd, te voorkomen.

Typische voorbeelden van dergelijke maatregelen zijn:
• Kredietwaardigheidscheck op nieuwe klanten en nieuwe leveranciers
• Verplichte betrokkenheid afdeling Treasury bij vreemde valutatransacties.
• Logische toegangsbeveiligingen
• Ontvangst en uitgifte goederen door specifiek voor die taak aangewezen persoon (bijv. magazijnbeheerder)
• Aanpassen verkoopprijzen en kortingen alleen toegestaan door geautoriseerde personen.

Managementinformatie

Naast het beschermen van de waarden van de organisatie (met o.a. bovengenoemde maatregelen) is het adequaat vastleggen van alle transacties, rechten, verplichtingen en waarden een andere belangrijke component binnen de administratieve organisatie. Zonder deze vastleggingen ontbreekt het inzicht over het reilen en zeilen van de organisatie. Van belang is dat deze vastleggingen juist en volledig zijn, dus een vorm van controle hierop (bijvoorbeeld het 4-ogen-principe) en het creëren van tegengestelde belangen tussen functies teneinde betrouwbare informatie te waarborgen (ook wel control technische functiescheiding genoemd) kan niet ontbreken. Mensen zijn immers ook gewoon feilbaar.

Van papier naar de praktijk

Om een goede administratieve organisatie op te zetten, is stap 1 het ontwerpen en beschrijven van de processen en het inzichtelijk maken van de informatiebehoefte. De gewenste situatie die dan op papier staat, kan vervolgens vertaald worden naar de praktijk. Methoden die je hiervoor kan gebruiken, zijn hier te lezen.

Samenvattend

De AO/IC van een organisatie is misschien een wat saai en droog onderwerp, maar wel een onderwerp dat noodzakelijk is voor de continuïteit en het behalen van de doelstellingen van het bedrijf. Zonder een goed functionerende AO/IC zijn de risico’s te groot, waardoor bijvoorbeeld bedrijfsmiddelen ongewenst en onnodig (een deel van) hun waarde kunnen verliezen, bedrijfsinformatie niet betrouwbaar is en organisatiedoelen niet worden gerealiseerd.

AO/IC-training
Heeft u behoefte aan meer kennis en inzicht in de basisprincipes van AO/IC? En hoe deze kennis kan worden toegepast in praktijksituaties? Schrijft u zich dan hier in voor de basistraining op 4 februari 2019 in een schitterend kasteel in Doorn.

Arjan is partner bij het adviesbureau ACS Partners en mede-oprichter van ACS-AO/IC. In die rol zet hij zich met veel enthousiasme in voor de uitvoering van diverse AO/IC-opdrachten bij organisaties en het geven van trainingen op dit gebied. Daarnaast publiceert hij regelmatig artikelen over AO/IC gerelateerde onderwerpen op de website www.acs-aoic.nl.

Delen